Tổ chức sự kiện là hàng năm tiêu tốn 20 tỷ USD cho các hoạt động sự kiện (tradeshows – events) và 25 tỷ USD nữa cho các sự kiện tập đoàn (corporate events – tổ chức sự kiện), như hội nghị khách hàng, biểu diễn lưu động. Đây được cho là mảnh đất “màu mỡ” cho những Event Planner, Event Manager vì các công ty, tập đoàn ngày càng có xu hướng tổ chức sự kiện để đánh bóng thương hiệu của mình. Chính vì sự phát triển này mà cuộc cạnh tranh trong nghề càng ngày càng khốc liệt.
1. Xác định rõ đối tượng, mục tiêu:
Đây là bước đầu tiên trong quá trình hoạch định kế hoạch. Ví dụ tổ chức Hội nghị khách hàng cho một tập đoàn xe hơi. Xác định được những người đến tham dự là ai, họ ở vị trí nào, họ cần gì, muốn gì trong hội nghị chúng ta tổ chức,… trả lời được những câu hỏi đó là bạn đã dần vạch ra một lộ trình tổ chức rồi. Thêm một lưu ý nữa, bạn cần cân nhắc tối thiểu hóa số lượng khách không mời nhưng vẫn xuất hiện. Điều này bạn sẽ thấy rõ ràng nhất khi tổ chức sự kiện có mời người nổi tiếng.
2. Sơ lược kế hoạch hoạt động:
Lập kế hoạch
Dự trù ngân sách
Xác định thước đo để đánh giá hiệu quả của sự kiện
Kế hoạch triển khai
Hai bên cùng nghiệm thu kết quả
Clients luôn cảm thấy băn khoăn trước khi đặt bút kí hợp đồng. Điều làm họ băn khoăn đó là hiệu quả của sự kiện ảnh hưởng đến đâu vì tất cả đều là kế hoạch sơ lược, bàn bạc từ phía hai bên trước khi sự kiện diễn ra. Vậy nên xác định và thống nhất được thước đo cho hiệu quả của sự kiện sẽ tạo được sự tin tưởng từ phía Clients hơn. Số lượng người tham dự, số người đăng kí, số lượt đánh giá, lượng reach từng bài đăng,… đó là những thước đo cụ thể cho ảnh hưởng của sự kiện.
3. Tổ chức sự kiện là một quá trình trong hoạt động marketing:
Các sự kiện, chuỗi sự kiện không chỉ đơn thuần là xây dựng hình ảnh thương hiệu cho Clients, nó còn mang lại nhiều lợi ích hơn thế. Đây là hoạt động bán hàng được hỗ trợ bằng các chiến dịch PR, quảng cáo chuyên nghiệp. Tuy nhiên, chúng ta cũng cần cân nhắc nếu đây là hoạt động diễn ra hàng năm. Thị trường, mục tiêu marketing thay đổi liên tục cùng sự vận động của thế giới. Nếu cứ tiếp tục mãi một sự kiện, chuỗi sự kiện năm này qua năm khác, kết quả mong muốn có thể kém dần đi theo từng năm.
Và hãy lưu ý rằng, tổ chức sự kiện chỉ là một phần trong kế hoạch marketing. Rất nhiều doanh nghiệp, công ty đặt ra mục tiêu quá lớn sau sự kiện, thu về hàng chục, hàng trăm triệu lợi nhuận sau khi quảng bá hình ảnh. Tổ chức sự kiện không phải là một công cụ toàn năng. Chúng ta cần cả một kế hoạch kinh doanh, kế hoạch marketing ngắn hạn lẫn dài hạn để đạt được mục tiêu kinh doanh. Mong đợi quá nhiều vào một hoạt động quảng bá thương hiệu thu lợi nhuận ngay tức thì có phần hơi viển vông.
4. Học từ thực tiễn:
Nghề tổ chức sự kiện đã không còn quá mới mẻ với chúng ta. Tuy nhiên, khi dịch vụ này nở rộ, có quá nhiều công ty hoạt động manh mún, chộp giật, thiếu chuyên nghiệp. Những sự kiện lớn có tính chất quan trọng, khách VIP nhiều, Clients chỉ tin tưởng các công ty lớn, có tên tuổi đã hoạt động trong lĩnh vực này lâu dài, khả năng phân tích SWOT tốt, ý tưởng độc đáo đảm nhận nhiệm vụ (thường là mời thầu 3-4 công ty).
Với các bạn trẻ chưa có nhiều kinh nghiệm, nên tham gia thực tập, hoạt động tại các công ty có tên tuổi để sưu tầm trải nghiệm thực tế. Khi chưa có kinh nghiệm thì việc có lương hay không không quan trọng. Tham gia vào môi trường làm việc chuyên nghiệp sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn công việc cần làm, công tác cần chuẩn bị,… Tự học từ thực tiễn sẽ giúp bạn có được những điều quý giá hơn cả tiền bạc.
5. Kế hoạch truyền thông hoàn hảo:
Không thể chỉ dựa vào việc điều hành, thực hiện một cuộc triển lãm sản phẩm mà doanh nghiệp có thể nắm bắt được tất cả các cơ hội tiềm năng. Quá trình quảng bá trước khi tổ chức sự kiện có thể nói là việc cần thiết và quan trọng nhất của hoạt động tiếp thị hiện đại, nhờ đó doanh nghiệp có thể xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu và thu hút họ tham gia.
Đối với những sự kiện thương mại có sự góp mặt của nhiều công ty khác nhau, bạn càng cần phải tổ chức hoạt động xúc tiến và quảng bá rộng rãi nhằm tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của những khách hàng tham dự.
6. Nhân lực là yếu tố quan trọng:
Nều chương trình tổ chức sự kiện là một phương tiện giao tiếp mặt đối mặt hiệu quả, thì điều kiện để giao tiếp thành công là sự tích cực tương tác của 2 phía. Thành công là bạn phải tập trung vào đúng đối tượng mục tiêu, phải làm sao thuyết phục, thúc đẩy họ và giúp họ tương tác với bạn tại sự kiện. Ngoài ra bạn còn phải chọn lựa, đào tạo, thúc đẩy đội ngũ nhân viên để họ tương tác hiệu quả với nhóm khán thính giả mục tiêu.
Nguồn: ST