Kỹ năng không thể thiếu của một nhà quản lý khách sạn

10 May, 2017

Nhà quản lý có thể được ví von như thuyền trưởng tài ba lèo lái con thuyền mang tên “khách sạn”. Để đảm đương tốt vai trò đầu tàu này, quản lý khách sạn sẽ phải trang bị một vài kỹ năng bắt buộc. Đó là những kỹ năng gì? 

1. Kỹ năng quản lý tài chính

Tài chính là yếu tố sống còn của mọi doanh nghiệp và quản lý tài chính hiệu quả là nền tảng quan trọng đảm bảo thành công trong kinh doanh, đặc biệt đối với nhóm ngành Khách sạn. Việc nắm bắt các nguyên tắc quản lý tài chính cơ bản sẽ hỗ trợ quản lý tài sản khách sạn hiệu quả và sinh lãi cho hoạt động kinh doanh.

Xây dựng nguồn ngân sách hàng năm

Ngân sách thường niên sẽ vẽ ra cho bạn một bức tranh tài chính hoàn chỉnh và chứa đựng mọi thông tin chi tiết về tình trạng tài chính đối với từng giai đoạn hoạt động trong năm của khách sạn. Ngân sách bao gồm mọi lĩnh vực hoạt động như hành chính, chi phí tài sản, trang thiết bị, thuế, chi phí năng lượng, viễn thông, bảo trì, tiếp thị… Ngân sách cũng dựa trên số lượng khách lưu trú mà chủ khách sạn mong đợi. Thiết lập báo cáo ngân sách hằng năm giúp xác định mục tiêu tài chính cụ thể và hỗ trợ đánh giá xác suất đạt mục tiêu đó.

ky nang cua quan ly khach san
Quản lý khách sạn chịu trách nhiệm xây dựng ngân sách dự kiến hằng năm

So sánh thực tế chi tiêu và ngân sách dự kiến

Đối chiếu chi phí ở từng khu vực hoạt động với ngân sách định sẵn là điều cần thiết. Đây là bước giúp nhà quản lý khách sạn nắm rõ cơ sở dữ liệu để xác định những bộ phận, khu vực nào có chi tiêu vượt mức cho phép của ngân sách đã lập hoặc các mâu thuẫn có ảnh hưởng xấu đến lợi nhuận. Ví dụ, chi tiêu thực phẩm không khớp với khung thời gian nhất định, doanh thu không khớp với lượt đặt phòng… Tất cả những sai sót này đều tác động tiêu cực đến lợi nhuận khách sạn.

Giải trình trách nhiệm

Quản lý khách sạn cần phải cho nhân viên thấy rõ tầm quan trọng của việc giải trình những kết quả tài chính, công suất làm việc, giá phòng trung bình, lệnh đặt phòng và chi phí hoạt động. Công tác kiểm toán cần được thực hiện hàng quý và báo cáo tài chính hàng ngày cần phải được giải trình một cách nhanh chóng nhất có thể.

2. Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp là một trong những kỹ năng quan trọng nhất nếu bạn muốn trở thành chuyên viên quản lý khách sạn. Là người cầm trịch mọi hoạt động bên trong khách sạn, bạn sẽ phải thường xuyên tương tác với nhân viên để đảm bảo lịch trình, tiến độ công việc của họ và kịp thời hỗ trợ khi có sự cố xảy ra. Trong tình huống căng thẳng, người quản lý khách sạn phải lắng nghe và thể hiện sự khéo léo trong ứng xử để khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên.

Đối với khách lưu trú, hãy luôn nở nụ cười thật tươi để họ nhận ra rằng quyết định lựa chọn khách sạn của bạn là đúng đắn. Kỹ năng sử dụng tiếng Anh khách sạn cũng vô cùng cần thiết trong trường hợp tiếp xúc với khách ngoại quốc. Khi giải quyết khiếu nại, than phiền của khách, cần đặt mình vào vị trí khách để thấu hiểu khách muốn gì, cần gì để đáp ứng tối đa.

ky nang giao tiep tieng anh cua quan ly khach san
Kỹ năng giao tiếp tiếng Anh rất cần thiết khi hỗ trợ khách nước ngoài

3. Kỹ năng quan sát

Trên cương vị là một nhà quản lý, bạn phải có cái nhìn bao quát và chi tiết về những gì diễn ra trong khách sạn và đảm bảo mọi hoạt động vận hành theo đúng quy trình. Ví dụ, bạn phải đảm bảo nhân viên buồng phòng đang dọn dẹp phòng ốc hợp quy cách và duy trì điều kiện vệ sinh của khách sạn, hoặc quy trình chuẩn bị thức ăn cho khách phải đầy đủ các bước rửa tay đúng cách, theo dõi nhiệt độ nấu ăn…

vi tri quan ly khach san
Nhà quản lý sẽ giám sát quá trình làm việc của mọi bộ phận trong khách sạn

Đừng bao giờ để xảy ra trường hợp nhân viên lơ là, làm việc riêng sau lưng bạn, dẫn đến chậm trễ và thiếu chu đáo khi phục vụ khách. Nên giám sát chặt chẽ và thường xuyên đốc thúc nhân viên làm việc để hạn chế vấn đề phát sinh bất ngờ, đồng thời tạo cho họ ý thức về tinh thần trách nhiệm trong công việc.

Nhà quản lý đóng vai trò then chốt trong khách sạn, tác động trực tiếp đến tình hình duy trì và phát triển của khách sạn. Chủ kinh doanh có thể thuê người ngoài hoặc đề bạt nhân viên thâm niên có kinh nghiệm làm quản lý, hay thậm chí tự đứng ra đảm nhiệm vị trí này. Dù nhà quản lý đó “xuất thân” từ đâu, họ cũng cần được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết.

Nguồn: ST